司法書士事務所からの登記識別情報通知発送のやり方について

こんにちは
司法書士海埜です。

「FRIENDS」というアメリカのコメディをまとめて観ていまして…

一見ふつうながら闇の深いチャンドラーが、今ちょうど幸せを手に入れたところでして、ホッコリしました。

さて、かつて権利書と呼ばれていたものは、今は「登記識別情報通知」という書類に変わっているわけです。
「登記識別情報通知」には、数字とアルファベットから成る12桁の暗号が隠されていて、その暗号を把握していることを以て、次の登記（例えば将来不動産を売却するとか、不動産を担保にお金を借りるとか）のときに権利を証明することになります。

登記識別情報通知は、申請人が新たに権利の名義人となる場合に発行されるのですが、司法書士が代理申請を行った場合は、通常その司法書士が受け取ります（正確には本人から代理権を付与されて受け取ることができます）。

そして我々司法書士が受け取った登記識別情報通知は、登記申請人であるご本人に渡します。

この渡し方は、書留で郵送する事務所がほとんどだと思います。
それで郵送物の中に、「受取書」のようなものを同封して、受け取った相手に送り返して頂く事務所が多いような気がします。きちんと届いたことを確認するためです。
私が1番最初に勤めた司法書士事務所はそのようなやり方をしていました。

しかし２箇所目に勤めた事務所では、この「受取書」返送システムを一切廃していました。書留で送っているのだから、その追跡番号で届いたかどうかは明らかだというのが理由です。（受取書のために返信用封筒をつけたり、戻った受取書を保管する作業量を軽減したいという理由もあったと思います。）

考えてみれば、もしご本人が書留を受け取らない場合は保管期限切れで戻ってきますので、届かなかったんだな、と判りますよね。
何らかの理由で郵便物が行方不明になった場合はどうでしょうか。送ったほうは、送り先から「届いていない」旨の連絡があってはじめて事故に気がつきますが、このことは、受取書が入っているかいないか以前に、郵送することのリスクの話しになってきます。

なぜ多くの事務所が「受取書」にこだわるかというと、きちんと届いたことを確認するためというよりは、
「受け取っていない！」と後から言わせないためなのだろうと思います。
つまり、書類の授受についてトラブルを回避する目的なんですね。相対して権利書を手渡しする時に、必ず受取りにサインをもらうのと同趣旨です。

配達証明つきの書留で送れば、配達済みであることを郵便局が証明してくれるハガキが返ってきますが、これですと、ご本人が「受け取った」と言っているわけではないので
トラブル回避方法としては、「受取書」に比べれば弱いんですね。